How Safe is My Building at Night?

This  subject  comes  up  in  several  different  forms  during  the  course  of  my  work  over  the  years.  Questions  like,  "Who  will  be  cleaning  my  building?"  or  "Who  will  have  keys  to  my  building?"  are  common.  These  are  good,  legitimate  questions.  There  is  nothing  wrong  with  a  prospective  client  asking  these  sorts  of  questions.

It  all  boils  down  to  one  basic  premise:  how  safe  is  my  building  at  night?  It  is  stepping  out  on  faith  to  allow  a  vendor  to  perform  service  on  your  facility  after  everyone  has  gone  home.  Whether  it  is  janitorial  service,  floor  care,  or  painting,  and  if  you  are  having  work  done  after  business  hours,  this  will  be  a  cause  of  concern.

If a major project or service is needing to be done it will shut down a part or even all of your facility. So after hours work would have to be done. Stripping and waxing vct floors, carpet cleaning and deep cleaning are all major services. You don't want your employees or customers having to deal with the slip and fall hazards that these services include.

Looking  at  things  from  your  perspective,  you  may  be  thinking, "What  questions  should  I  be  asking?"  I  will  go  through  several  things  to  look  for  and  questions  you  should  ask  before  allowing  any  vendor  to  perform  work  in  your  building  after  hours.

The  first  and  obvious  choice  is  to  have  the  work  done  during  business  hours.  There  are  good  reasons  for  this,  but  most  often  it  is  impractical.  Due  to  the  interruption  of  your  own workday  and  the  interruption  of  your  employees  workday,  production  may  be  decreased  due  to  the  distraction  of  outside  vendors  in  your  facility.

 It  is  okay  to  ask  if  an  accomodation  can  be  made  to  have  work  done  during  business  hours.  However,  it  may  also  incur  a  greater  cost  to  you,  since  this  will  put  a  constraint  on  the  vendor.
There  are  a  small  number  of  buildings  that  are  done  during  business  hours,  however  most  of  our  clients  prefer  to  have  janitorial  and  floor  care  performed  after  hours. 

Another  option  is  to  have  one  of  your  own  employees  present  when  the  work  is  being  done.  This  method  is  used  by  retailers  most  often.  It  is  a  compromise  between  the  loss/theft  department  and  the  facility  management  departments.  The  work  is  then  done  before  the  facility  opens  or  after  it  closes  and  the  employee  stays  with  the  vendor's  crew  until  the  work  is  complete.  The  employee  would  then  lock  the  building  up  after  the  crew  leaves.

The  third  and  most  common  option  is  to  give  the  vendor  a  set  of  keys  to  your  building  and  alarm  codes  so  they  can  come  after  hours  and  leave  when  the  job  is  complete.  This  keeps  you  from  having  to  pay  an  employee  overtime,  and  saves  the  general  inconvenience  to  your  employees.  Which  brings  up  back  to  the  original  question,  how  safe  is  my  building  at  night?

There  are  several  things  you  do  need  to ask  any  service  provider  before  allowing  them  access  to  your  building.  There  are  also  preventative  measures  that  can  be  used  to  insure  the  safety  of  your  facility.

The  first  question  you  should  ask  your  prospective  vendor  is  about  bond  and  commercial  insurance.  I  have  covered  this  in  an  earlier  blog  titled  "Bonded & Insured: What Does It Mean?"  For  sake  of  space  I  will  not  go  into  great  detail  here.  Basically  any  and  every  vendor  or  contractor  should  have  their  own  commercial  general  liablility  insurance.  This  will  cover  your  building  and  its contents  on  any  damages  that  may  occur  during  the  course  of  work.  Also,  make  sure  to  ask  if  the  company  has  a  theft  policy.

The  second  question  you  should  ask  is, do  they  have  local  references.  Other  companies  that  are  doing  business  with  them  will  tell  you  not  only  if  they  are  doing  a  good  job,  but  also  if  they  are  trustworthy.  Always  be  leery  of  any  company  who  does  not  have  local  references.  Make  sure  to  contact  the  references  to  check  the  validity  and  accuracy  of  them.

A  third  question  to  ask  is,  do  they  do  background  checks.  Drug  testing  may  also  be  used,  but  clean  backgrounds  of  all  personnel  is  a  must.  People  who  have  any  convictions,  whether  misdemeanor  or  felony,  should  not  be  allowed  in  your  building.

Precautions  that  can  be  in  place  to  insure  your  building's  security  are:  separate  alarm  codes  for  the  contractors,  and  definite  schedules  for  service.  Separate  alarm  codes  allow  you  to  monitor  any  and  all  traffic  into  your  facility  after  hours.  By  definitive  times  of  service,  we  mean  that  you  put  a  deadline  on  what  time  and  days  services  are  to  be  done.  Having  your  building  serviced  on  Monday,  Wednesday, and  Friday  nights  before  eleven  pm  is  an  example.

While  there  is  no  way  to  absolutely  guarantee  the  safety  and  security  of your  facility  all  of  the  time,  the  above  mentioned  suggestions  will  greatly  reduce  the  chance  of  things  going  wrong.  Above  all,  when  you  interview  any  contractor  before  service  is  to  begin,  what  is  your  overall  impression  of  them?  Do  they  look  professional?  Do  they  have  all  their  paperwork  in  place?  Do  the  references  listed  give  favorable  recommendations?  These  are  the  greatest  tools  you  have  at  your  disposal.

If  you  would  like  a  no  cost,  no  obligation  consultation  for  your  facility,  please  contact  us  at  http://www.allianceofeasttexas.com/.  Or  call  us  at  (903)  291-8169.